管理 AI 團隊需要的一切

工作空間

好處：交給 AI 的工作有人派、有人驗收、有紀錄。

公司的網頁工作空間，用瀏覽器就能用，不用裝 App。它是派工作給 AI 員工、收回成果、讓人驗收的地方，不是要取代你們的專案管理工具；人跟人的專案可以照舊在原本的工具上管。

• 派給人或 AI：負責人可以是同事，也可以是「某位成員的 AI 員工」：那位成員在自己的電腦上接單、交給他的一位 AI 員工，或直接派給公司的常駐 AI 員工。接手的 AI 員工連同附件與相關文件一起讀。
• 驗收：AI 交回來的工作變成「待驗收」，驗收人看交付內容按通過或退回；退回要寫原因，它照原因重做。
• 看進度：表格、看板、行事曆；儀表板看 AI 員工完成幾件、一次通過的比例、驗收花多久。
• 文件與資料庫：多人同時編輯的頁面（版本歷史、分享權限），一般資料庫（表格、看板、行事曆、清單），檔案庫裡的 PDF、網頁、Markdown 直接預覽。
• 給 AI 讀：把頁面標成「給 AI 讀」，它就變成公司知識，發給 AI 員工。
• 需求與表單：同事、AI 員工或公開表單送進來的需求，由分流的人收下、拒絕或稍後再看。
• 訪客：外部合作對象用 email 邀請，只看得到分享給他的頁面與專案，不佔席次。
• 不怕刪錯：刪掉的專案、頁面、工作、資料庫的列留在垃圾桶 30 天可以還原；整個工作空間隨時可以匯出。

公司帳號與管理

好處：一個團隊一起用，人和權限都管得住。

在網站開一間公司，成員的電腦都用公司的方案。

• 先試用 14 天、10 席。邀請信附一組認證碼，沒有帳號的人設個密碼就加入，也可以用 Google 登入。
• 角色：擁有者、管理者、帳務、成員。管理者只有擁有者能指定；帳務看報表、不看稽核。
• 成員表與部門、報表（跟上個月比）、稽核（誰在什麼時候改了什麼），在手機上也好讀。
• 會議目錄：公司的人看得到有哪些會議、跟主持人要連結；會議紀錄可以交給公司歸檔，只有管理者的瀏覽器解得開。
• 管理頁看不到任何 AI 的對話。

公司套件

好處：公司的做法一次發到每台電腦，新人不用從頭教。

技能、MCP、知識與工作規定集中在管理頁，成員的 App 最多 1 小時內自動拿到。

• 技能：在網頁上寫、上傳技能資料夾或 .skill，也可以整包匯入 Claude Code 的 plugin。
• MCP：用表單加網址型的 MCP。金鑰可以寫死，或讓每位成員在自己的電腦上填（值不經過我們）；管理頁看得到每台電腦填了沒有。
• 給誰：全公司、某幾個部門、職位範本或指定的常駐 AI 員工，可以複選。
• 知識：公司知識加上工作空間裡「給 AI 讀」的頁面；成員的 AI 員工學到的東西可以送審，採用了才變成公司知識。
• 規定與範本：AI 員工最多能做到哪裡、永遠不准的動作、會議規定、預設部門與職位範本。

常駐 AI 員工

好處：公司定義一位 AI 員工，直接出現在指定成員的電腦上。

像替部門配一位固定的助理：公司寫好它的角色、職務說明與權限，指派給成員，成員打開 App 它就在。

• 名稱、部門、角色、職務說明、權限等級、能不能上網；可以鎖定，成員的 App 上改不了。
• 指派給全公司、某個部門或指定成員；改了要按發佈才生效，舊的版本可以退回。
• 可以設「自動上班」：成員開 App 就叫它來，意外中斷會自己接回。
• 給它專用的技能與 MCP（例如帶金鑰的內部系統），只發到指派了它的那幾台電腦。
• 管理頁看得到它在誰的電腦上、最後上班的時間，看不到對話。

組織與分工

好處：每件事都有明確的負責人。

像設部門一樣設定你的 AI 團隊。每個職位是一位 AI 員工，負責一個專案或一塊工作。

• 用部門分組，每個部門可以指定一位 AI 主管。
• 點一下就叫一位員工上班；「全員上班」一次叫齊整個部門，主管先到。
• 一眼看出誰在班上、誰沒上班、誰是主管。
• 每位員工可以選用 Claude Code 或 Codex；兩種 AI 用起來一樣，交代、驗收、會議、反省都照常。
• AI 員工之間可以互相問問題、對資訊；配對過的兩台電腦上的 AI 員工也能互相傳話（要收話的那台先打開）。

工作說明

好處：AI 一上班就知道自己的角色，不用每次重講。

像寫職務說明書一樣，告訴每位 AI 員工它負責什麼、可以參考哪些資料、做完要向誰回報。

• 上班前自動交給 AI，第一次會先給你看要交給它的內容。
• 可以指定參考資料夾：讀得到，但要修改仍會先問。
• 主管的說明會自動列出它帶的隊員，並要求它把工作分派出去，而不是自己全做。

出勤看板

好處：不用一個個點開，就知道全體進度。

所有在班上的 AI 員工集中在一張看板，依部門分組。

• 三個數字：幾位在工作、幾位在等你、幾位待命。
• 每位員工最後回報的一句話和時間。
• 「需要你」集中列出：誰在等你決定、哪些工作等你批准。

交代與排程

好處：交代出去的事有人追蹤，也不會失控。

每位員工有一張待辦清單。用一句話交代，可以指定時間自動送出。

• 隨手備忘：還沒想清楚的事先記在那位 AI 員工名下（在哪個 App 都能叫出小視窗），不會打進對話；想清楚了一鍵轉成交代，也可以先請它幫你拆成工作。
• 排時間：例如「明早九點開始整理報告」，時間到自動交給它；也可以每天、每個工作日或每週重複。
• 驗收：交代時可以寫驗收條件。做完你按「通過」或「退回」，退回要寫原因，原因會自動變成下一件交代，當晚的反省也會記住。
• 不打斷：它正在問你問題時不送，等它回完再送。
• 主管帶隊：AI 主管把工作分給隊員，隊員做完自動回報主管，主管收齊後彙整給你。
• 你來批准：AI 排給 AI 的工作，要你按確認才開始。
• 防止失控：兩位 AI 互相派工超過三次，會自動暫停等你。

越做越熟

好處：同樣的錯不犯第二次，好方法大家共用。

每位 AI 員工有自己的知識庫，也會從工作中學習；要不要採用，由你決定。

• 自己的知識庫：替它寫下主題、加檔案或網頁；會議紀錄自動收進來，備忘也能存進來。
• 技能與 MCP：替這位員工裝它專用的技能與 MCP 工具（GitHub、Sentry、Notion、Playwright 有現成設定），金鑰只留在你的電腦。
• 每晚反省：回顧當天的錯誤，寫進它自己的工作說明；寫錯了可以撤回。
• 建議由你採用：依它的反省，建議要補的知識、技能或 MCP，你按「採用」才生效；全公司共用的做法另外由「訓練員」整理。

不中斷

好處：長時間的工作不會因為關掉視窗而白做。

可以讓 AI 員工在背景持續工作。

• 關掉視窗、重開 App，工作照常進行；再打開時自動接回。
• 主機電腦重開後，也能接回原來的工作對話。

遠端管理

好處：出差、開會、在家，團隊照樣管得動。

辦公室的電腦當主機，另一台電腦配對一次，之後隨時連回來。不需要設定網路或防火牆。

• 看同一份組織、出勤看板與待辦清單。
• 交代工作、叫人上班；從外面排的工作一樣要主機這邊批准。
• 直接打開某位 AI 員工的工作視窗，即時看、直接交談。
• 可以同時連好幾台主機，依「公司、家裡、外部單位」分組。
• 換網路或電腦睡醒後，會自己重新連上。
• 遠端螢幕：AI 卡在終端機外面（例如要登入、要按系統的允許）時，從另一台電腦看主機的整個畫面並操作。這一級權限要主機先開放，預設不給。

會議

好處：客戶、外包、其他部門不用裝任何東西，就能跟 AI 員工一起討論。

請一位 AI 員工開會，把連結傳給要參加的人。對方用瀏覽器打開、寫名字敲門，你按允許就進來了。

• AI 帶著它對這個專案的了解進會議，回答大家的問題；它要動手做的事照樣等你核准。
• 可以分享檔案（20 MB 以內）、用 @ 點名某個人；只點名人的話不會打擾 AI。
• 「常設會議」的連結長期有效，例如每週的客戶例會；記得的人回來不用再敲門。
• 每場自動留一份紀錄在你的電腦上：誰來過、說了什麼、分享了哪些檔案；也可以請 AI 寫成會議紀錄。
• 內容只在受邀者的瀏覽器和你的電腦之間加密傳送，我們的伺服器看不到。沒有視訊與語音，就是文字討論。

手機與通知

好處：不在電腦前，也知道誰在等你。

iPhone App 跟主機配對後，口袋裡就有同一份看板。

• 看出勤、交代工作、驗收、記備忘、看每位 AI 員工的知識與產出的檔案。
• 接手某位 AI 員工後，它做完或停下來等你回答時，手機會收到通知；點了直接打開那一頁。
• 打開它的工作畫面，即時看、直接回答它的問題。
• 也能開會、看會議室；有人在會議裡點名你也會通知。
• iPhone App 目前在下載頁登入後安裝。

安全與管控

好處：放心試行，出了問題也查得到。